长江文化促进会档案管理办法

　　修编历程：

　　第一次 2023 年第7 次会长办公会审批；

第一章  总则

　　第一条  为加强长江文化促进会（以下简称促进会）档案管理工作，有效保护和 利用档案，更好为促进会各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人 民共和国档案法实施办法》，结合促进会工作实际，特制订本办法。

　　第二条  促进会在职能工作中形成的、已办理完毕的、具有保存价值的各种文件 材料，包括但不限于以文字、图片、影像、实物形式留存的会议资料、文秘资料、业 务资料、人事资料、会计资料等，均应按照本办法的规定进行整理立卷归档。

　　第三条  本办法适用于促进会及各部门、各分支机构（以下简称各部门）。

第二章  档案管理原则

　　第四条  促进会全体工作人员应树立档案意识，凡反映促进会工作的一切有效资 料均属于促进会档案应留存的历史资料。

　　第五条  促进会应建立健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限等。

　　第六条  综合管理部是档案的归口管理部门，负责统筹协调促进会档案管理工 作。各部门应保证档案的真实、完整，及时主动收集、整理，报综合管理部归档。

　　第七条  综合管理部按照具体工作需要，准确、及时地提供档案服务。

第三章  档案收集与立卷

　　第八条  各部门均应指定专人负责档案的具体管理工作，根据本部门的业务范围 及当年工作任务，建立健全对应的电子档案。

　　第九条  纸质档案和电子档案都应分年度、分类别、分项目建立。纸质档案编制 案卷目录，电子档案要编制简要检索工具，包括序号、题名、责任者、文号、 日期、 类别等。

　　第十条  业务活动档案由主办部门指定专人负责做好业务活动资料的整理及立 卷归档工作，部门负责人按照一定的时限和标准负责督促、收集业务活动档案，收集 齐全，加以整理，同电子档案一起移交综合管理部，每次活动结束后两个月内移交业 务活动档案。

　　第十一条  业务档案由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 人事档案由人事工作人员管理收集归卷。会计档案按照《会计档案管理办法》执行， 由综合管理部财务人员负责管理收集归卷。

　　第十二条  主办部门或经办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件 一律不准抽存）。

　　第十三条  各部门完成的案卷应保证质量，遇有不合乎立卷原则的案卷，综合管 理部需指导有关部门重新整理，以保证文件的齐全完整，便于今后利用。

　　第十四条  不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放 在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷； 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；其 它文件材料的立卷应按有关规定执行。

　　第十五条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序 排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； 重要文件的历次稿依次排列在定稿之后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关 规定排列。

　　第十六条  促进会人员工作变动或离职时应将经办的文件材料向接办人员交接 清楚，不得擅自带走或销毁。

　　第十七条  档案管理人员要做好档案资料防尘、防虫、防潮、防消磁工作，如有 生虫或霉变，则应及时妥善处理；严格执行防火安全管理规定，存放档案资料的办公 室内严禁吸烟、用火、存放易燃易爆物品；要忠于职守，严格执行档案保密制度，对 不利于档案资料安全保管的问题，要及时上报和妥善处理。

第四章  档案借阅

　　第十八条  档案资料一般仅供在促进会办公室阅看，确需外借时应办理登记手续。

　　第十九条  借阅期限不得超过两个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。　　

　　第二十条  借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、 剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏， 应及时报告相关领导。

　　第二十一条  外单位借阅档案，应持有对方单位介绍信，由相关部门的档案管理 人员协助，经主管领导批准后方可借阅，且不得带离促进会办公室。

第五章  档案销毁

　　第二十二条  对已失效的档案，应由档案管理人员严格审核并编制销毁清册，该清册永久保存。

　　第二十三条  办理销毁手续，经会长或其授权人员批准，方能销毁。

　第六章  附则

　　第二十四条  本办法未尽事宜，依照国家有关法律、行政法规和促进会《章 程》等规定执行。

　　第二十五条  本办法由综合管理部负责起草、修订并解释，经会长办公会审批后发布。

　　第二十六条  本办法自发布之日起施行。

　　附件：文件材料归档范围与保管期限表

　　

　　附件

文件材料归档范围与保管期限表

　　

归档范围	保管期限
文书档案
1.组织设立、变更、注销登记材料、章程、印章启用等材料	永久
2.理事会会议记录、纪要、会议通知、议程、名单、决定等材料；换届选举大会 的签到表、选票、决定、决议及会议记录等
3.办公会议、行政会议、专题工作会议的会议记录、纪要，会议通知、议程、决 定等材料
4.组织内机构设置、业务职能、发展规划、内部管理制度等材料
5.工作计划、总结，信息、通讯、大事记、宣传册等材料
6.财务管理文件材料、审计报告等
7.工作人员招录、聘用、任免、辞退等人事管理方面的材料
8.党群组织建设，外事活动等方面的材料
9.有关社会组织等级评估、先进评选等方面的材料
10.在承接政府职能转移和购买服务方面的材料
11.年度检查、备案材料
12.有关领导视察、检查、指导、及有关单位或个人交流、访问等活动的材料	30 年
13.在接受登记管理机关、业务指导单位、有关职能部门的监督检查等方面的材 料
14.与金融机构（银行、保险、证券、基金管理等）、中介机构（会计、审计、 法律事务所等）及其他组织来往等方面的材料
15.与有关单位或个人签订的合同、协议书、意向书、备忘录等
16.在资产管理、财务管理、安全保卫、后勤保障事务等方面的材料
17.接受社会捐赠、资助形成的材料
18.提供公益性社会服务形成的材料
19.各类媒体报道本社会组织情况的材料
20.在运营管理方面产生的其他材料
21.信息公布过程中形成的促进会年度工作报告及其他信息的情况和记录
22.促进会在交易、合作及保值增值等活动中形成的材料
业务活动档案
1.  业务活动立项、执行、监督管理、结项等情况报告

2.  业务活动成果，评审、评估、纪要、协议合同等材料	30 年
3.  业务活动相关的其他材料
会计档案 （按《会计档案管理办法》执行）
1.    会计凭证（包括原始凭证和记账凭证）	30 年
2.    会计账簿（包括总账、明细账、 日记账和其他辅助性账簿）	30 年
3. 会计报告
3.1 月度、季度、半年度财务会计报告	10 年
3.2 年度财务会计报告	永久
4.    其他会计资料
4.1 银行存款余额调节表	10 年
4.2 银行对账单	10 年
4.3 纳税申报表	10 年
4.4 会计档案移交清册	30 年
4.5 会计档案保管清册	永久
4.6 会计档案销毁清册	永久
4.7 会计档案鉴定意见书	永久
4.8  固定资产卡片（固定资产报废清理后保管年限）	5 年
实物档案
1.登记管理机关、业务指导单位、有关职能部门颁发的奖牌、奖旗、证书等	永久
2.社会组织颁发的奖牌、奖旗、证书等
3.在开展活动中获得的表彰、奖励等实物
4.在管理、服务、交流活动中获得的其他纪念品、礼品	30 年
照片档案
1.领导检查、视察活动中的照片	永久
2.登记管理机关、业务指导单位、有关职能部门调研、指导活动中的照片
3.在运营管理、社会交流活动中形成的其他照片