长江文化促进会合同管理办法

　　修编历程：

　　第一次 2023 年第7 次会长办公会审批；

第一章  总则

　　第一条  为规范长江文化促进会（以下简称促进会）合同管理工作，维护促进会 合法权益，防范与控制合同风险，根据国家有关法律法规，结合促进会实际，制定本 办法。

　　第二条  合同包括协议、合约、契约、订单、确认书、保证以及其它设立、变更、 终止民事权利义务关系的法律文件。主要分为：

　　（一）合同收支类型分类

　　按收支类型分为支出类、收入类和非收支类合同。支出类合同是指对外支付价款 的合同；收入类合同是指从外部获取价款的合同；非收支类合同是指不涉及价款的合 同。

　　（二）合同标的类型分类

　　1.工程类：包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等； 2.货物类：包括商品、燃料、办公设备等；

　　3.服务类：包括咨询、评估、保险、信息、科研、培训与教学、法律事务、审计、 劳务、物业服务、租赁等；

　　4.其他类：包括战略合作、对外投资、资产处置、政府行业收费、保密、捐赠等。

　　第三条  本办法所称合同管理包括合同项目决策，合同订立、履行、变更、解除、 验收、统计、归档等全过程的管理。

　　第四条  促进会合同管理应遵循的基本原则：

　　（一）合同签订、履行、变更、解除等，必须遵守国家有关法律法规，分清法律 责任关系，履行审核把关程序，有效控制风险；

　　（二）预防为主、逐层把关、跟踪监督、及时调处，维护促进会合法权利；

　　（三）平等互利、诚实信用、协商一致、性价比择优；

　　（四）合同实施部门对质量、安全、进度、环保、价款负责。

　　第五条  本办法适用于促进会及各部门、各分支机构（以下简称各部门）。

第二章  组织与职责

　　第六条  综合管理部是促进会合同归口管理部门，主要履行以下职责：

　　（一）制订、修订促进会合同相关的管理办法；

　　（二）协助拟定合同文本；

　　（三）负责促进会合同文件和合同变更、索赔的审核，参与合同验收工作；

　　（四）负责促进会合同财务、支付、保险及涉税事务管理；

　　（五）负责授权委托书综合管理，包括授权委托书样本的制作、授权委托书的法 律审核、编号、备案等事宜；

　　（六）归口管理促进会合同用章；

　　（七）负责合同档案归口管理。 第七条  合同责任部门职责

　　合同责任部门是指促进会负责合同具体实施或管理的部门。

　　（一）负责拟定合同文本；

　　（二）负责合同的履约、跟踪检查、变更索赔处理，直至合同终止；发现合同履 行过程出现问题及时向综合管理部和促进会负责人报告；执行促进会对合同的变更索 赔、终止（或中止）、解除决定；

　　（三）负责提出合同支付申请，办理合同结算；

　　（四）负责收集合同实施中发生变更、索赔、争议等证据及协调处理，对合同变 更、索赔初步审核，执行促进会对合同的变更索赔、终止（或中止）、解除决定；

　　（五）组织合同验收；

　　（六）负责收集整理合同实施阶段的文件材料，及时按照档案管理要求移交合同 档案。

第三章  合同签订授权管理

　　第八条  促进会合同由法定代表人或其委托代理人对外签订。任何人未经授权不 得以促进会名义对外签订合同。各部门不得以部门的名义对外签订合同。

　　第九条  法定代表人授权委托书由综合管理部负责向促进会申请办理。授权委托 书应载明代理人的姓名、委托事项、权限和期限、代理人身份证号码，由法定代表人 签名（或盖章）并加盖公章后代理人才能在授权范围内履行职责。

　　第十条  凡受法定代表人委托对外签订合同者，必须严格遵守促进会合同管理规 定，原则上不得转委托，严禁超越代理权或代理权终止后继续以促进会名义对外签订合同。

第四章  合同项目决策

　　第十一条  合同项目应履行决策程序，其中属于促进会采购管理办法范围内合同 项目应严格按照促进会采购管理办法履行决策程序。

　　第十二条  无价款的战略协议或框架协议等由合同责任部门提出申请，经会长办 公会审议通过后履行合同审批及用印程序。

第五章  合同订立

　　第十三条  合同订立的前提条件

　　（一）合同项目的决策履行完毕，完成了合同谈判和澄清，对方当事人已提交符 合要求的合同履约保证金（保函或现金）（如需要）；

　　（二）合同条款已经相关部门审查通过；

　　（三）对方当事人的主体资格、代理人的代理身份和代理资格、履约能力、经营 许可证或资质等级证书等文件已经核实或验证。

　　第十四条  合同条款基本内容与审查

　　（一）合同条款基本内容

　　合同应明确合同双方在质量、安全、进度、环保、价款、合同标的或成果提供等 方面的责任和义务，对计量和价款结算、价格调整、变更与索赔、违约责任与处理、 争议的解决等作出明确规定，合同一般应当包括以下基本内容：

　　1.当事人的姓名或者名称和住所；

　　2.标的； 3.数量； 4.质量；

　　5.价款或者报酬；

　　6.履行期限、地点和方式； 7.违约责任；

　　8.解决争议的方法。

　　（二）支出类中货物和服务合同订立时应签订廉洁协议。根据合同实际情况签订 保密协议。

　　（三）合同条款审查及审批

　　由合同责任部门拟订合同文件，经部门负责人、综合管理部审核后，按照审批权 限提交合同审批流程。合同总额 30 万元以下的，由副会长签批；30 万元（含）以上 至 100 万元以下的，由会长签批；100 万元（含）以上的，经会长办公会审议通过后 由会长签批。

　　第十五条  支出类中 300 万元及以上的工程、货物合同，签订前对方应提供履约 保证金（保函或现金）；服务类合同、300 万元以下的工程、货物合同，可按项目实 际情况明确是否需要履约保证金（保函或现金）。

　　第十六条  促进会合同应使用促进会合同示范文本，促进会没有示范文本的，可 根据实际情况选用国家各部委或行业指定的合同示范文本。采用促进会示范文本时， 可以依据所订合同的具体情况作出补充约定，不得对示范文本结构实质性修改。

　　第十七条  有价款合同一般应使用促进会公章，公章不得以法人印章、财务章等 印章代用或混用。

　　合同责任部门应履行合同审批程序。未经审批的，不得加盖公章。严禁在空白合 同文本上盖章，纸质合同原则上应加盖骑缝章。

　　第十八条  合同签字盖章完成后，须编制合同编号。所有书面合同由综合管理部 统一编号。

　　第十九条  合同编号编制方法

　　合同编号规则：付款合同CJWH-FK-年份/流水号，收款合同 CJWH-SK-年份/流水 号，非收支合同CJWH-FSZ-年份/流水号。年份取当年年份 4 位数字，流水号以 3 位数 字组成。

　　第二十条  合同文本采取两种以上文字订立的，一般应约定以中文为准。

　　第二十一条  合同及其有关的书面材料，应语言规范，字迹（符号）清晰，条款 完整，内容具体，用语准确、无歧义。合同文本一般应打印或印刷制成。

　　第二十二条  正本合同签约方一般应各执一份，副本根据情况确定，满足存档和 应用要求。

第六章  合同履行、变更和解除

　　第二十三条  合同生效前，除因涉及抢险救灾、设备和人身安全等紧急情况外， 不得实际履行合同，上述紧急情况应在采取应急措施的同时，及时完成合同签订。

　　第二十四条  合同责任部门应严格按照合同约定履行相关责任和义务并保证合 同顺利履行。

　　第二十五条  合同计量与支付管理

　　（一）合同计量管理

　　合同责任部门应按合同文件所规定的规格、标准、工艺方法、范围、内容、计量 单位与计量方法进行计量。对计量计价应履行计算、校核、审查制度，建设项目计量 应有签证材料。变更合同规定的计价、补偿、调整价格等应报促进会综合管理部审核。

　　（二）合同支付管理

　　达到合同约定的支付条件时，合同责任部门应按照促进会财务付款流程提交付款 申请，经部门负责人、财务人员审核后按权限审批。单笔付款金额 30 万元以下的， 由副会长签批；30 万元（含）以上至 100 万元以下的，由会长签批；100 万元（含） 以上的，经会长办公会审议通过后由会长签批。

　　一次性支付合同款或支付最后一笔合同款时，综合管理部需审核合同档案移交情 况。严禁虚拟结付或套结支付，不允许提前支付或无理由借款。

　　第二十六条  合同变更管理

　　在合同履行过程中，预计发生变更时，合同责任部门应事先对变更产生的原因和 变更的必要性提出审核意见，经综合管理部审核后按权限审批。变更后合同总额 30 万元以下的，由副会长签批；30 万元（含）以上至 100 万元以下的，由会长签批；100 万元（含）以上的，经会长办公会审议通过后由会长签批。

　　第二十七条  在合同履约过程中应对供应商经营、资信等情况进行跟踪、检查， 当供应商经营状况出现重大变化时，应及时采取有效的应对措施。

　　第二十八条  合同变更时，应及时以书面形式通知对方当事人，说明合同变更的 原因和要求对方书面答复的期限，履行完合同变更审核审批流程后，与对方当事人达 成合同变更的书面文件，如需签订补充协议，补充协议的审核审批按照合同的审核审 批流程执行。

　　第二十九条  合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条 款或法律规定的，一般应以物资交清，项目完成并验收合格、价款结清、无遗留交涉 手续为准。

　　第三十条  有下列情形之一的，可以解除合同：

　　（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；

　　（二）在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行 主要债务；

　　（三）当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

　　（四）当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；

　　（五）法律规定的其他情形。

　　以持续履行的债务为内容的不定期合同，当事人可以随时解除合同，但是应当在合理期限之前通知对方。

　　第三十一条  合同风险管理

　　（一）各部门应加强合同风险管理，强化预防措施，妥善保管合同签订、履行、 变更、终止等全流程的相关证据资料；

　　（二）合同纠纷处理的责任主体为合同责任部门。国内合同纠纷的处理一般采取 协商方式解决，由合同责任部门牵头负责，综合管理部协助；协商不成的，一般采取 诉讼方式解决；

　　（三）处理合同纠纷的原则：以合同为基础，分清责任性质；实事求是，及时处 理；公平合理，友好协商；维护促进会合法权益。

第七章  合同验收与归档

　　第三十二条  合同履行完毕后，由合同责任部门负责验收资料的准备，按照合同 及相关规定要求，组织相关部门进行合同验收。

　　第三十三条  合同资料应妥善保管，并按照国家及促进会档案管理相关规定进行 文件归档。

第八章  监督管理

　　第三十四条  综合管理部负责对合同项目决策、合同订立、履行、验收等合同管 理环节的合规性进行监督检查。

　　第三十五条  管理、参与合同工作的一切有关人员，应为促进会保守商业秘密。

　　第三十六条  出现下列行为之一，应依据国家及促进会相关规定追究责任人责 任；涉嫌违规违纪、职务违法犯罪问题情形的，按照有关规定查处或移交办理：

　　（一）未认真履行职责及本管理办法规定，导致合同发生变更、索赔的；

　　（二）未经批准、授权或超越职权签订合同的；

　　（三）为他人提供合同印章的；

　　（四）泄露合同涉及的商业、技术秘密的；

　　（五）弄虚作假，给促进会造成损失的；

　　（六）其他违纪违规行为。

第九章  附则

　　第三十七条  本办法未尽事宜，依照国家有关法律、行政法规和促进会《章程》等规定执行。

　　第三十八条  本办法由综合管理部负责起草、修订并解释，经会长办公会审批后发布。

　　第三十九条  本办法自发布之日起施行。